時間管理的必要性

一、時間與金錢

假設(shè)，在你銀行的賬戶每天清晨進賬86，400元人民幣，這和筆錢任您支配，任您花，只是必須當天用完，即使沒用完，過了晚間12點也不再屬于您了，無論是你把當天的錢全部用完，還是分文未動，次日清晨，你的銀行賬戶照常還會進賬86，400元。

         你想每天怎樣使用這筆錢呢？

        其實，這筆錢就是每天的時間，86，400秒，一分不多，一分也不少，今天86，400秒過去了，明天的確良86，400秒又是來了。人們用心管理自己的金錢，計劃每一筆錢的用途，但對于一去不復(fù)返的時間卻沒有那么在意。高效酒店經(jīng)理要像管理金錢一樣管理自己的時間。

二、時間不夠用

時間管理指的是時間的使用方法和使用技能。時間管理技能不高的表現(xiàn)就是時間不夠用。下面列出了酒店經(jīng)理在工作中時間不夠用的一些現(xiàn)象。

*我今天忙得連上廁所的時間都沒有

*我真的忙死了，連飯都誤了點

*上班太忙了，我不得不把一些文字性的工作帶回家去做

*對我來說，加班是家常便飯

*我?guī)缀趺刻於疾荒馨磿r下班

*真有做不完的工作

*酒店工作沒法計劃，突發(fā)事件太多

*我很少授權(quán)，因為沒有能勝任這些工作

*突發(fā)事件太多，計劃總是受到干擾

思考：你有過這樣的情況嗎？

      酒店經(jīng)理感覺時間不 夠用，說明你是一位有責任心的經(jīng)理，也說明你的時間管理技能有待提高。提高時間管理技能的第一步是學(xué)會使用備忘錄。

第二章           時間管理的技能

第一節(jié)           學(xué)會使用備忘錄

   備忘錄是酒店經(jīng)理用來提醒自己每天要做事情的記錄和提示。酒店經(jīng)理可使用各形式的備忘錄，有效記錄提示自己當天應(yīng)該做的工作。

一、使用備忘錄的形式

有效使用備忘錄是一項基本時間管理技能。有記事本、信簽紙、電腦等。

1、  記事本

*記事本可大可小，形式多種多樣

*可以將每天的事務(wù)記下來，提示當天要做的工作

*起檔案作用，便于以后查閱

*多用于開會，培

*也用于記錄重大事件

2、信簽柢

*一張紙或活頁紙記錄當天事宜，也可是印制的固定的活頁紙

*方便攜帶

*多用于檢查工作

3、電腦

*電腦記事方便快捷，容量大，也可作檔案查詢

*方便那些經(jīng)常在電腦前工作的員工

有提示功能，方便將事情進行分類

*可時刻了解事情的完成狀態(tài)，便于對工作任務(wù)進行“輕重緩急的分組

*經(jīng)常在電腦前辦公的人

4、手機

*手機作為通訊工具隨身攜帶，使用方便

*已經(jīng)完成的工作可以作完成標記

*有手機的人都可以啟用備忘錄功能

5、臺歷

*有日期，可以用作計劃，也可以用作檢查

*方便經(jīng)常在辦公桌前工作的人使用

6、月歷

*可記錄一周和一個月之內(nèi)的重大事宜，有前瞻性

*便做周計劃和提前準備

*方便做月計劃，并將事情分段進行

二、使用備忘錄的時間

1、當天下班前

   有些經(jīng)理喜歡在每天下班前使用備忘錄，把明天要做的工作記錄到備忘錄上，順便檢查一下當天的工作，把當天未完成的工作也記錄到明天的工作備忘錄中。

2、  當天上班后

有些經(jīng)理喜歡在每天上班時使用備忘錄，把一天做的工作列下來，下班時再拿出來檢查一下，并把未完成的工作更到第二天的備忘錄中。

3、  工作中修訂

無論是在上班之后的第一件事還是下班之后的最后一件事，在工作中都要不停地對備忘錄進行修訂，備忘錄中沒有寫到的事情，實際卻發(fā)生了，就需要在備忘錄中進行填充，工作中已完成的確良事情，需要在備忘錄中相應(yīng)的標記。

三、使用備忘錄的內(nèi)容

備忘錄記錄的是當天要做的各項工作任務(wù)。那么備忘錄都需要記錄哪些主要內(nèi)容呢？

1、  工作說明書中的工作任務(wù)

 *工作說明書中每天、每周以及每季度要完成的工作

*那些履行職責所必需完成的工作任務(wù)

*工作任務(wù)要具體，不宜籠統(tǒng)

2、工作說明書中未標明，但需要完成的工作

*工作說明書中未標明的，但要完成的固定工作任務(wù)以及臨時工作任務(wù)

3、管理層臨時交辦的工作任務(wù)

*未列進工作說明書中的，管理層臨時交辦的一些工作任務(wù)。

4、與工作有關(guān)或無關(guān)的其他事情

*與工作有關(guān)的事情，如學(xué)習，培訓(xùn)等

*與工作無關(guān)的事情。如家庭朋友等。

5、前一天未完成的工作任務(wù)