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五常管理法
信息來源:酒店餐飲人才網(wǎng)   發(fā)布時(shí)間:2012-10-18   瀏覽:5417次

 

一、“五常管理法”的基礎(chǔ)概念

五常法源于五個(gè)日本字(Seiri意為整理,Seiton意為整頓,Seiso意為清掃,Seiketsu意為清潔,Shitsuke意為修養(yǎng)),全部是“S”帶頭的字,所以它也稱為5-S。1994年香港人何廣明教授始創(chuàng)的概念--五常法。何廣明教授在日本研究優(yōu)秀企業(yè)的時(shí)候,發(fā)現(xiàn)5-S在其中所起的巨大作用。1994年,他整理出了基于5-S的優(yōu)質(zhì)管理方法,那就是五常法,即“常組織”、“常整頓”、“常清潔”、“常規(guī)范”、“常自律”,它是一個(gè)由內(nèi)向外,由人到物、由軟件到硬件、由理論到實(shí)踐、由制度到流程、由考評(píng)到自省的完整的管理體系。

五常法是用來維持品質(zhì)環(huán)境的一種有效技術(shù),是一種能協(xié)助企業(yè)建立持續(xù)改善文化及良好品質(zhì)環(huán)境的技術(shù),是一種低成本管理方法;能有效幫助企業(yè)資源增值、開源節(jié)流,更能改善企業(yè)產(chǎn)品及服務(wù)的安全(S)、衛(wèi)生(H)、品質(zhì)(Q)、效率(P)、形象(I)及競爭力;不單可改善工作環(huán)境,更可改善人的思考過程、令人養(yǎng)成良好的自律性。

五常管理法的中、英名詞和內(nèi)容

英文 中文 內(nèi)容

Structurise 常組織 拋掉不需要東西或回倉和制度工作計(jì)劃表等

Systematise 常整頓 所有東西都有名和家、30秒內(nèi)就可找到

Sanitise 常清潔 個(gè)人清潔責(zé)任的劃分及認(rèn)同和環(huán)境整潔等

Standardise 常規(guī)范 安全、衛(wèi)生、服務(wù)、菜品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備操作等

Self-discipline 常自律 履行個(gè)人職責(zé) (包括優(yōu)良環(huán)境、問責(zé)、守時(shí)和遵守專業(yè)守則工作等)

1、常組織

常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開 ; 將必需品的數(shù)量降低到最低程度并把它放在一個(gè)方便的地方。

在以往的年代,土地貧脊,貨物的供應(yīng)自然不夠充分。即使是最小的物品,人們也會(huì)將它保留。因?yàn)槿藗冇X得扔掉它是一種浪費(fèi)。然而今天貨物的供應(yīng)充足、服務(wù)及信息多采多姿。把這些物品進(jìn)行挑揀分類幾乎變成了一種藝術(shù)。單以信息來說,現(xiàn)在已有一種叫做信息管理的全新職業(yè)。該種職業(yè)的工作范圍只負(fù)責(zé)把信息進(jìn)行挑揀和分類,然后再進(jìn)行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉,哪些物品應(yīng)該保存,以及怎樣恰當(dāng)?shù)乇4嬉员銓砗苋菀拙湍苷业健?/p>

分層管理

常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short And Simple) 。同時(shí),分層管理還可確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以,良好分層管理的關(guān)鍵就是有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當(dāng)?shù)牡胤健Q定哪些物品你確實(shí)不需要而將之放在遠(yuǎn)處與決定哪些物品你確實(shí)需要它們放在身邊同等重要。

對(duì)常組織活動(dòng)的總結(jié)見圖

使用程度 必需的程度(使用頻率) 保存方法(分層管理)

低 1. 過去一年都沒有使用的物品 拋掉或回倉

2. 在過去的七至十二個(gè)月中,使用過的物品 把它保存在比較遠(yuǎn)的地方

中 3. 在過去一至六個(gè)月中,使用過的物品 把它保存在工作區(qū)域的中間部份

高 4. 每天至每月都要使用過的物品 把它保存在工作現(xiàn)場(chǎng)附近

5. 每小時(shí)都要使用的物品 隨身攜帶

2、常整頓 

常整頓是研究提高效率方面的學(xué)科,旨在研究你多快就可以取得物品,以及要多久才可以把它儲(chǔ)好。任意決定物品的存放并不會(huì)使你的工作速度加快。相反,你必須思考分析為什么拿出物品和把它儲(chǔ)放好需要這么久。對(duì)人們經(jīng)常使用的物品和很少使用的物品都必須作這方面的思考。你必須設(shè)計(jì)一套人人都能理解的系統(tǒng)。達(dá)到常整頓有四個(gè)步驟: 分析現(xiàn)狀、物品分類、儲(chǔ)存方法、切實(shí)執(zhí)行

3、常清潔

「每人都應(yīng)該清潔地方」 - 常清潔應(yīng)該由整個(gè)機(jī)構(gòu)所有成員,上至執(zhí)行董事,下至清潔工,一起來完成。如果在新年來臨之前,你做完每年一次的歲末大清掃,你頭腦中也會(huì)有一種新鮮、清潔的感覺。

甚至有些公司已經(jīng)采取措施逐步在工作區(qū)、休息區(qū)建立了小花園,因?yàn)樾l(wèi)生區(qū)域的范圍已經(jīng)超出了辦公室而擴(kuò)充到了周圍環(huán)境。常清潔的格言如下:

我不會(huì)使物品變臟

我不會(huì)隨地倒水

我不會(huì)隨地亂掉物品

我會(huì)馬上清理物品

我會(huì)把掉下來的標(biāo)示再貼上 

4、常規(guī)范

常規(guī)范就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地堅(jiān)持常組織、常整頓和常清潔活動(dòng)。確切而言,常規(guī)范活動(dòng)還包括利用創(chuàng)意和,「全面視覺管理法」 從而獲得和堅(jiān)持規(guī)范化的條件從而提高辦事效率。 

視覺管理

最近,視覺管理作為一種有效的持續(xù)改進(jìn)手段而格外注目。視覺管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全以及對(duì)顧客服務(wù)上。色彩形象的管理近來也引起了人們極大的關(guān)注。色彩形象的管理不僅僅是創(chuàng)造出一些顏色代號(hào),而且是為了創(chuàng)造出一個(gè)輕松愉快的工作環(huán)境,F(xiàn)在,越來越多的人之所以喜歡白色和淺顏色的衣服,是因?yàn)檫@些衣服可以馬上顯示出落在其上面的物。這也就是說,這些衣服可以充當(dāng)顯示環(huán)境清潔程度的指針和突出要進(jìn)行清潔工作的必要。視覺管理其中一個(gè)有效方法就是張貼合適的標(biāo)簽。

5、常自律 

常自律就是向每一個(gè)人灌輸按照規(guī)定方式做事的能力。此處所強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)造一個(gè)具有良好習(xí)慣的工作場(chǎng)所。教導(dǎo)每個(gè)人做事的方式并讓他們付諸實(shí)踐,那么我們就可以拋棄壞的習(xí)慣而養(yǎng)成良好的習(xí)慣。此過程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。 

遵守紀(jì)律是促成順暢生活的基本工具。 

常自律比紀(jì)律更重要而且要求更高,如果某人是迫于遵守某種紀(jì)律而做某事的話,那么下一次他未必會(huì)自動(dòng)做同一樣的事;然而,自律則能保證日常工作的連續(xù)性。

二、“五常管理法”的分析

(一) 常組織

1、分層管理 

①將物品分類,決定「需要」及「不需要」的物品 

②將同類文件和用品歸一集中存放及處理 

③應(yīng)用單一便是最好的原則 

④減省無謂的消耗 

2、區(qū)別「需要」(Need) 與「想要」(Want) 

①「需要」乃客觀上要保留 ; 「想要」乃主觀上想保留 

②設(shè)定準(zhǔn)則,將常用的物品放在容易取到的地方 

③把不常用的物品分類 

3、單一便是最好 (One is Best) 

①一天工作計(jì)劃表和排序 

②一套文具 /工具/一頁紙的表格 

③一小時(shí)會(huì)議 

④一站顧客服務(wù) 

⑤一個(gè)文件或物料集中存放 (包括電腦Server檔案) 

(二)常整頓 

1、分析現(xiàn)狀 

①通常 30秒內(nèi)找不到用品的原因 

②不知存放在哪里 

③重復(fù)往返、附件不全 

④很難取出、需要修理 

2、 物品分類 

①?zèng)Q定物品屬于那一類 

②將同類物品放在一起 

③使用相同顏色的標(biāo)簽 

④列明物品的名稱及數(shù)量 

3、儲(chǔ)存方法 

①有名有家 : 每件物品都有一個(gè)名稱和一個(gè)存放地點(diǎn) 

②容易辨認(rèn) : 有箭頭標(biāo)示,有燈光引路 

③常用物品要容易拿到 

④安全儲(chǔ)存 : 重物放在底層 

⑤高度考慮 : 最方便的高度是由肩膀到膝蓋 

4、切實(shí)執(zhí)行 ( 貫徹儲(chǔ)存原則 ) 

①將工作范圍劃分區(qū)域 

②訂明每個(gè)分區(qū)位置的負(fù)責(zé)人 

③保持物品最低儲(chǔ)存水平 

④訂立先進(jìn)先出的安排

⑤標(biāo)明誰人正在使用借出物品及何時(shí)會(huì)歸還 

(三)常清潔 

1、責(zé)任劃分 

①整理自己的工作地點(diǎn) 

②清潔自己工作地方 

③保持地方整潔是每個(gè)員工的責(zé)任 

2、處理小問題 

①水管滴水 / 油漆剝落 

②設(shè)備積塵 

③電線松落及物品藏污 

3、使清潔和檢查更容易 

①清掃隱蔽地方 

②將物品離地放置 

③經(jīng)常清洗過濾網(wǎng) 

(四)常規(guī)范 

1、視覺管理 

①張貼明顯的標(biāo)簽 

②用不同顏色表明物品的種類及名稱 

③設(shè)立不同部門的標(biāo)志及顏色標(biāo)準(zhǔn) 

④使用安全標(biāo)記以提醒安全問題 

⑤采用位置標(biāo)記以標(biāo)明物品存放的地方及方向 

2、增加透明度 

①除去不必要的柜門或棌用玻璃門 

②使物品的擺放方式更容易看透 

③用相片標(biāo)示柜內(nèi)物品擺放方式 

④將電掣加上開關(guān)標(biāo)記,指示電源的開關(guān) 

(五)常自律 

1、以身作則 

①管理層身體力行,指導(dǎo)及實(shí)踐五常 

②履行個(gè)人職責(zé),遵守專業(yè)守則工作 

2、團(tuán)隊(duì)精神 

①互相合作,互相提示 

②多作鼓勵(lì),加強(qiáng)正面訊息 

3、持之以恒 

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