常歸位(五常法的倡導者將其命名為常整頓)實際上就是要給每一件或一類物品找到一個明確的家。工作中不難發(fā)現(xiàn),我們有很多精力浪費在了找東西上,這個文件放在哪兒了?上周進的那種調(diào)料放在什么地方了?前天用過的裱花袋讓我收拾到何處去了……常歸位這一法則針對的就是這個簡單、普遍但在日常繁雜的工作中又極難解決的問題:迅速找到所需物品,用完后又能迅速放回原位,以最大限度地減少找東西所占用的時間。
常歸位的具體實施步驟是:1、讓廚房里的每一件物品都有惟一的名字和惟一的家(即存放地點)。2、把一張寫有物品名稱和“家在何處”的標簽貼在該物品的顯著位置。3、在該物品的“家里”也貼上一張標簽,標明此處應放置何物,比如在放置砧板的地方寫上四個字:放砧板處。
五常法的倡導者在詳細講解常歸位法則時,首先分析了其必要性:如果某人每天取某物品200次,每次需30秒,那么每天就需100分鐘。如果平均減少到每次10秒,一天就可節(jié)省近1小時。
我們在廚房中從事的多為小批量生產(chǎn),但工作周期很快,需要取用隨后存放的物品每天難以計數(shù),如果按照常歸位法則將這種存取過程從無序變?yōu)橛行,得到的將是工作效率的大幅提升?/p>
以下是取物品時經(jīng)常遇到的典型問題:
1、不知道要取的物品叫什么?
2、不知道存放在哪里?
3、存放地點太遠。
4、存放地點分散
5、重復往返。
6、難以找到,因為太多物品存放在一個地方。
7、沒有貼標簽。
8、存放地點沒有此物品,但不知道是否已用完或別人正在用它。
9、不知道所需物品存在與否(沒有存檔總表)。
10、很難取出。
11、太大了,拿不起來。
12、太重了,拿不起來。
13、沒有運輸?shù)耐ǖ馈?/p>
如果你的廚房中存在上述問題,那就需要按照常歸位的法則改變物品取放的流程。
常歸位的幾個關鍵點:
1、每種物品只能有一個名字
有些物品會有兩個名稱,比如香菜和芫荽,它們代表的其實是一種東西,按照常歸位的原則,在你的廚房里,它只能有一個名字,你必須只選擇其中一個永久使用,并將這樣的規(guī)定告訴全體員工;對于同一個名稱多種用途的物品,比如生食砧板和熟食砧板都叫砧板,在給它們貼標簽時也一定要注意區(qū)分:熟食砧板的名字就叫“熟食砧板”,而不叫“砧板”,生食砧板也是這樣,總的原則是不同用途的同一種東西不能叫同一個名字,否則必然造成混亂;另外,還有許多物品沒有名稱,按照常歸位的法則,你必須盡快給它取一個名字。
2、家中有名,名上有家
常歸位法則要求每一件物品都有惟一的存放地點,每一個存放地點只能放置惟一(一個或一類)的物品,這兩個“惟一”可以使一個龐大繁雜的物流投送系統(tǒng)保持絕對精準。比如,通過世界郵政系統(tǒng)傳送一封信的過程看起來是非常復雜的,但只要你在信封上寫好地址,郵政系統(tǒng)就可以將信件傳送到世界的任何地方。原理很簡單:信封上有個惟一的地址名稱,而世界上有惟一的地點與信封上的名稱一致。
把物品的存放地點用貼標簽的形式標明在物品上,而物品的名稱也標明在存放地點處,那么你就作對了。以下細節(jié)是在常歸位中需要注意的問題:
1、在確定物品的“家”時,不但要標明存放地點,還應具體標明存放物品的架子。換句話說,在描述“家”的方位時,說得越具體越好。
2、存放地點要容易辨認:
——有箭頭標示,有燈光或地線引路;
——常用物品應容易取得。
3、安全儲存:重的物品放在底層,輕的放在高位。
4、存放高度考慮:從膝蓋到肩膀的高度是最方便的,應放一些常用物品。
5、如果是有人正在使用某物品,應在該物品的存放地點設的登記簿上登記,標明誰正在使用及何時可以歸還。
6、遺失:確定遺失了什么物品后,寫一張清單清楚地標明遺失的數(shù)量。