采購是廚房生產(chǎn)獲取必需原料的前提,驗(yàn)收是提供廚房生產(chǎn)價(jià)格適宜又不串規(guī)的各類原料的保證。飯店按質(zhì)按量并以合理價(jià)格訂購并不能保證供貨單位也按質(zhì)按量并以合理價(jià)格為飯店提供各類廚房原料。驗(yàn)收管理不僅關(guān)系到廚房生產(chǎn)成品的質(zhì)量,而且還對(duì)生產(chǎn)成本的控制產(chǎn)生直接影響。因此,規(guī)定驗(yàn)收程序和要求,并使用有效的驗(yàn)收方法,對(duì)驗(yàn)收工作加以控制管理是必要需的。
驗(yàn)收方法與程序
明確驗(yàn)收方法和程序,可以保證驗(yàn)收工作循序漸進(jìn)、驗(yàn)收項(xiàng)目全面而又節(jié)省時(shí)間;還可以減少驗(yàn)收的隨意性,確保進(jìn)貨質(zhì)量。
1、根據(jù)訂購單檢查進(jìn)貨
驗(yàn)收人員要負(fù)責(zé)核實(shí)送驗(yàn)貨物是否符合訂購單上所規(guī)定的品種及規(guī)格質(zhì)量要求,符合品種和規(guī)格質(zhì)量要求的原料及時(shí)進(jìn)行其他方面的檢驗(yàn),不符合要求則拒收:
(1)未辦理定貨手續(xù)的原料不予受理。
(2)對(duì)照原料規(guī)格書。規(guī)格未達(dá)標(biāo)或串規(guī)的原料不予受理。
(3)對(duì)畜、禽、肉類原料,查驗(yàn)衛(wèi)生檢疫證,未經(jīng)檢疫或檢疫不合格原料拒絕受理。
(4)冰凍原料如已化凍變軟的,亦作不合格原料拒收。
(5)對(duì)各類質(zhì)量有懷疑的原料,需報(bào)請廚師長等專業(yè)技術(shù)權(quán)威仔細(xì)檢查,確保收進(jìn)原料符合原料規(guī)格書的最低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
2、根據(jù)送貨發(fā)票檢查進(jìn)貨原料
供貨單位的送貨發(fā)票是隨同物品一起交付的,供貨單位送給收貨單位的結(jié)賬單是根據(jù)發(fā)票內(nèi)容開具的,因此,發(fā)票是付款的主要憑證。供貨單位送來或飯店自己從市場采購回來的原料數(shù)量、價(jià)格是發(fā)票反映的主要內(nèi)容,故應(yīng)根據(jù)發(fā)票來核實(shí)驗(yàn)收各種原料的數(shù)量和價(jià)格。
(1)凡是以件數(shù)或個(gè)數(shù)為單位的送貨,必須逐一點(diǎn)數(shù),記錄實(shí)收箱數(shù)、袋數(shù)或個(gè)數(shù)。
(2)以重量計(jì)量的原料,必須逐件過磅,記錄凈料;水產(chǎn)原料瀝水去冰后稱量計(jì)數(shù),對(duì)注水摻假原料拒收。
(3)對(duì)照隨貨交送的發(fā)票,檢查原料數(shù)量是否與實(shí)際數(shù)量相符,以及是否與采購訂單原料數(shù)量相符。
(4)檢查送貨發(fā)票原料價(jià)格是否與實(shí)際數(shù)量相符以及是否與采購訂單原料數(shù)量相符。
(5)檢查送貨發(fā)票原料價(jià)格是否與采購定價(jià)一致,單價(jià)與金額是否相符。
(6)如果由于某種原因,發(fā)票未隨貨同到,可開具飯店印制的備忘清單,注明收到原料的數(shù)量等,在正式發(fā)票送到以前以此據(jù)記賬。
3、對(duì)不合格原料予以退回
對(duì)質(zhì)量不符合規(guī)格要求或分量不足的原料,填寫原料退回通知單,注明拒收理由,并取得送貨人簽字,將通知單(副本備存)隨同不合格原料及有關(guān)原料憑證(不影響其他進(jìn)貨做賬)一同退回。
4、受理原料
前三個(gè)程序完成后,驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨發(fā)票上簽字并接受原料。有些飯店為了方便控制,要求在送貨發(fā)票或發(fā)貨單上加蓋收貨章。收貨章包括收貨日期、單價(jià)、總金額、驗(yàn)收人員等,驗(yàn)收人員正確填寫上述項(xiàng)目,并簽字。檢驗(yàn)認(rèn)可后的原料,就應(yīng)由進(jìn)貨單位負(fù)責(zé),而不再由采購人員或供貨單位負(fù)責(zé),這一點(diǎn)驗(yàn)收人員應(yīng)該清楚。
5、原料入庫
驗(yàn)收后的原料,從質(zhì)量和安全方面考慮,需及時(shí)送入庫內(nèi)存放。有些鮮活易腐的原料,應(yīng)及時(shí)通知廚房領(lǐng)回加工。冰凍原料應(yīng)及時(shí)放入相應(yīng)冷庫,防止化凍變質(zhì)。入庫原料在包裝上應(yīng)注明進(jìn)貨日期及進(jìn)料價(jià)格,或使用標(biāo)簽,以利于盤存和安排領(lǐng)用。原料入庫應(yīng)有專人搬運(yùn)。由供應(yīng)單位的送貨員把原料送入倉庫的做法是不足取的。
6、完成有關(guān)報(bào)表
驗(yàn)收人員填寫進(jìn)貨日報(bào)表,以免發(fā)生重復(fù)付款的差錯(cuò),并可用作進(jìn)貨的控制依據(jù);所有發(fā)票和有關(guān)單據(jù)連同進(jìn)貨日報(bào)表及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門,以便登記結(jié)算。
驗(yàn)收要求
為了保證驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行和提高驗(yàn)收工作效率,除了配備合格的驗(yàn)收人員外,還必須具備一定的驗(yàn)收場地和設(shè)備設(shè)施條件。
1、驗(yàn)收人員要求
(1)驗(yàn)收人員必須以單位利益為重,秉公驗(yàn)收,不圖私利,具有一定的原則性。
(2)驗(yàn)收人員要勤懇踏實(shí),仔細(xì)認(rèn)真,驗(yàn)收程序應(yīng)全面徹底完成。
(3)應(yīng)受過專業(yè)訓(xùn)練,掌握較全面的原料基礎(chǔ)知識(shí),清楚采購原料的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)原料質(zhì)量能作出較全面準(zhǔn)確的判斷。
(4)應(yīng)該熟悉飯店的財(cái)務(wù)制度,懂得有關(guān)票據(jù)賬單的處理方法和程序。
2、驗(yàn)收場地和設(shè)備要求
驗(yàn)收場地合理與否直接影響到驗(yàn)收的效率和驗(yàn)收人員的工作量。理想的驗(yàn)收位置,應(yīng)緊靠原料入口與貨倉之間,并盡可能與廚房生產(chǎn)和服務(wù)同在一個(gè)區(qū)域。這樣便于控制原料進(jìn)出,同時(shí)可以減少搬運(yùn)工作量。此外,驗(yàn)收需要處理許多票據(jù)賬單,所以應(yīng)配備相應(yīng)的辦公室及一定的辦公用具,以方便操作。